Registrierungsvorgang Kassensysteme
- In Kraft treten mit 01.04.2017 – 3 Monate mehr Zeit für Umsetzung
Was muss registriert werden?
Zwei Komponenten des Kassensystems müssen
unabhängig voneinander registriert werden:
– Die Signatur- und Siegelerstellungseinheit
– Die Registrierkasse selbst, inkl abschließendem Belegcheck
Die Registrierung hat sowohl für die Registrierkasse als auch für die Signatur- und Siegelerstellungseinheit zu erfolgen. Hierbei werden die Kassenidentifikationsnummer und die Seriennummer des Signatur- und Siegelzertifikates an das Finanzamt übermittelt. Im Anschluss muss die Prüfung des Startbelegs (Belegcheck) erfolgen.
- Wann muss die Registrierung erfolgen?
Für Inbetriebnahmen bis zum 31.3.2017 genügt es, wenn die Registrierung in FinanzOnline und die Startbelegprüfung vor dem 1.4.2017 erfolgen.
Für Zeitraume ab dem 1.4.2017 muss die Registrierung gem § 6 Abs 3 RKSV binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Signatur- und Siegelerstellungseinheit bzw. Registrierkasse erfolgen. Die Prüfung des Startbelegs gem § 6 Abs 4 RKSV unmittelbar darauf (It Erlass binnen einer weiteren Woche).
- Erwerb Zertifikat samt Signatur- und Siegelerstellungseinheit
Bei bestehender Registrierkassenpflicht muss bis 1.4.2017 ein eigenes Zertifikat für Registrierkassen bei einem Vertrauensdiensteanbieter (derzeit A-Trust oder GIobalTrust) erworben werden. Dieses kann entweder auf einer Signaturkarte oder auf einem hardwarebasierten Sicherheitsmodul (HSM) gespeichert werden. Welcher Anbieter von Ihrem Kassensystem unterstützt wird, erfahren Sie vom Kassenhersteller.
- Die optimale Registrierungsmethode herausfinden – um welche Kasse handelt es sich?
Für die Übermittlung der Registrierungsdaten über FinanzOnline stehen 3 Möglichkeiten zur Verfügung.
Fragen Sie bei Ihrem Kassenhersteller nach, welche Variante bei Ihnen möglich ist.
a) das sogenannte Datenstromverfahren mittels Webservice oder File-Upload und
b) das Dialogverfahren (das ist die ,,klassische“ FinanzOnline-Eingabemaske)
via Internetbrowser zur Verfügung.
c) Für Unternehmer, die über keinen lnternetanschluss bzw. kein Smartphone verfügen und auch
keinen Steuerberater beauftragt haben, kann die Registrierung mittels Formular RK 1 erfolgen.
| Arten von Kassen | ldeale Übermittlungs- methode in FinanzOnline Unterstützung durch Wirtschaftstreuhänder (WT) |
Was passiert dabei? |
| lnternetfähige Kasse
Kassensoftware kann |
Registrierkassen
Webservice (Methode I)
Unterstützung durch WT: Anlage des Zugangs für den |
Vollautomatische Übermittlung der
folgenden Registrierungsschritte durch die Kassensoftware:
· Registrierung Signaturerstellungseinheit
Belegcheck via App notwendig: Nein |
| Kasse ohne Internetverbindungkann aber XML-Dateierstellen |
File Upload (Methode ll)
via herkömmlichem FinanzOnIine-Zugang Übermittlung der XML-Datei Belegcheck
(Alternativ dazu auch Dialog- |
Kasse erstellt XML-Datei —> Übertragung auf Computer —> Upload in FinanzOnIineHalbautomatische Übermittlung (FileUpload) folgender Schritte: · Registrierung Signaturerstellungseinheit
Belegcheck via App notwendig: Ja
|
|
Kasse ohne Internetverbindung
kann auch keine |
Dialogverfahren (Methode III)
Unterstützung durch WT:
|
Manuelle Eingabemaske in FinanzOnIine
Registrierung Signaturerstellungseinheit
Belegcheck via App notwendig: Ja
|
| Kasse kann keine
XM L-Datei erstellen
und kein
und keine steuerliche
|
Ersatzverfahren
mittels Formular RK1
Unterstützung durch WT:
|
Info-Center des Finanzamts führt die einzelnen Registrierungsschritte durch Belegcheck via App: Durch Finanzamt
|
- Erläuterung der einzelnen Methoden
Methode I: Registrierkassen-Webservice
Wenn beispielsweise ein Klient eine moderne lnternetfähige Kasse (zB PC-Kasse) erwirbt, kann sein Wirtschaftstreuhänder die Anlage eines Benutzers für das Registrierkassen-Webservice für ihn übernehmen und ihm die Benutzerdaten zur Verwendung in seinem Kassensystem zukommen lassen.
Praktisch: Es ist dafür nicht notwendig, dass der Klient bereits einen eigenen Finanz0nline- Zugang besitzt. Der vom Wirtschaftstreuhänder angelegte FinanzOnIine-Zugang kann jedoch nur für die Funktion Registrierkassen-Webservice und nicht für andere Funktionen in FinanzOnline genutzt werden.
Anlegen eines Benutzers für den Registrierkassen-Webservice.
In der Eingabemaske vergibt man eine Benutzer-Identifikation und einen PIN. Beides als beliebige selbst zu wählende Begriffe mit 8 bis 12 Stellen, mindestens ein Buchstabe und eine Ziffer (keine Umlaute und Sonderzeichen).
Klick auf die Schaltfläche „Anlegen“ –> Fertig! J
Tipp: Wenn sich der Unternehmer selbst als Benutzer für das Webservice anlegen mochte, muss er bereits FinanzOnIine-User sein und kann dies dort über die ,,Benutzerverwaltung“ tun.
Methode ll: File Upload
Es besteht auch für den Wirtschaftstreuhänder die Möglichkeit, die Übermittlung einer XML- Datei, die von der Registrierkasse eines Klienten erstellt wurde, via FinanzOnline an die Finanzverwaltung vorzunehmen. Das kann zB dann sinnvoll sein, wenn die Kasse des Klienten über keinen Internetanschluss verfügt und der Klient keinen eigenen FinanzOnline-Zugang hat.
Dies ist unter dem Menüpunkt Eingaben/Übermittlung unter Auswahl des Begriffs Registrierkassen möglich. Das Protokoll mit dem Übermittlungsergebnis wird in die Databox gestellt.
Methode Ill: Dialogverfahren
Die ,,klassische“ Benutzeroberfläche von FinanzOnIine, welche über den Internet-Browser aufgerufen und bedient wird, bezeichnet das BMF als Dialogverfahren. Die Registrierung der beiden Komponenten Signatur- und Siegelerstellungseinheit und Registrierkassa erfolgt so:
Regsistrierung einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit
- Menü Eingaben / Registrierkassen
- Eingabe der Finanzamts- und Steuernummer des Klienten
- Auswahl Menüpunkt Registrierung einer Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit
In der Eingabemaske muss die Art der Sicherheitseinrichtung, der Name des Vertrauensdiensteanbieters und die Seriennummer samt deren Format eingegeben werden.
Klick auf die Schaltfläche „Registrieren“ – Fertig!
Registrierung einer Registrierkasse
- Menü Eingaben / Registrierkassen
- Eingabe der Finanzamts- und Steuernummer des Klienten
- Auswahl Menüpunkt Registrierung Registrierkasse
In der Eingabemaske sind zwei Pflichteingaben vorzunehmen
- Kassenidentifikationsnummer: Vom Unternehmer vergebene Nummer, zB „1“.
Diese darf im Unternehmen nur einmal vorkommen und identifiziert die Kassa eindeutig+
- Benutzerschlüssel AES-256: Dieser hat 44 Zeichen
Tipp: Am besten vom Kassenhersteller elektronisch beziehen und in das Feld hineinkopieren
Zwei weiter Eingaben sind optional:
- Bemerkung: kann zur leichteren Wiedererkennung eingegeben werden, zB „Gastgarten“
- Prüfwert für Benutzerschlüssel: Kann zur Überprüfung eingegeben werden um Eingabefehler
Zu vermeiden
Klick auf die Schaltfläche „Registrieren“ – Fertig!
Nicht vergessen: Nach der Registrierung Belegprüfung mittels App ,,BMF Belegcheck“!
Mit Hilfe der App kann festgestellt werden, ob die Inbetriebnahme und Registrierung der Sicherheitseinrichtung der Registrierkasse ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Der maschinenlesbare Code (QR Code) auf dem Startbeleg E 8 H muss via Smartphone oder Tablet eingescannt werden. Die Belegcheck-App überprüft so die Gültigkeit der Belege der Registrierkasse.
Das Prüfergebnis wird unmittelbar angezeigt. Vor der ersten Anwendung muss die App durch Eingabe eines Authentifizierungscodes freigeschaltet werden. Dies stellt sicher, dass nur jener Unternehmer, der den Beleg ausgestellt hat, die Prüfung vornehmen kann.
Anforderung Authentifizierungscode: In FinanzOnline im Menü Registrierkassen/Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege.
Die BMF Belegcheck-App zur Prüfung des Startbeleges steht derzeit im iTunes-Store und im
Google Play Store zum Gratis-Download zur Verfügung.
Vorgehensweise bei der Belegprüfung in der App:
Was tun, wenn’s nicht klappt?
Für den Fall, dass die Belegprüfung ein negatives Ergebnis ergibt, muss so rasch wie möglich die Fehlerursache gesucht werden. Hierfür steht ua ein Prüftool auf der BMF-Homepage zur Verfügung.
Die Registrierkasse muss bis zur Klärung weiterbetrieben werden und am Beleg der Hinweis ,,Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ angebracht werden.
