Die elektronische Registrierkasse

Wer muss sich eine Registrierkasse kaufen?

Die Pflicht für die Verwendung einer „manipulationssicheren“ Registrierkasse  soll den Steuerbetrug verhindern. Sie trifft alle Betriebe, die überwiegend Barumsätze (mehr als 50% ) und einen Jahresumsatz von mehr als € 15.000,00 im Jahr erzielen.

Dies bedeutet, dass die elektronische Registrierkassenpflicht Unternehmer mit Barumsätzen über € 7.500,00 und einem Jahresnettoumsatz von über € 15.000,00 je Betrieb trifft gem § 131 b Abs 1Z 2 BAO idF des Gesetzesentwurfs.

Was versteht man unter Barumsätzen?

Unter Barumsätzen verstehen die Erläuternden Bemerkungen zur Regierungsvorlag auch Zahlungen mittels Kredit- oder Bankomatkarte sowie vergleichbare Zahlungsformen (Mobiltelefone, Pay-Life Quick etc) gem § 131 b Abs 1 BAO idF des Gesetzesentwurfs.

Bei Gutscheinen ist immer der Zeitpunkt der Bezahlung und nicht jener der Einlösung der Gutscheine maßgeblich. Wird dem Kunden eine Zahlungsfrist gewährt, fällt dieser Umsatz nicht unter „Barumsätze“.

Werden die Grenzen erstmals überschritten, dann besteht die Verpflichtung zur Anschaffung eines elektronischen Sicherheitssystems mit Beginn des vierten Monats nach der Überschreitung – vgl § 131 b Abs 3 BAO idF des Gesetzesentwurfs. Die Unternehmer haben somit nur 3 Monate Zeit, sich ein solches zu besorgen!

Die Ausnahmen von der Regel – wer also ist befreit?

• Mobile Unternehmer: Sie erwirtschaften ihre Umsätze mit den „kalten Händen“ – das sind bspw reisende Friseure, Hebammen, Schneider, Tierärzte, Ärzte, Fremdenführer, Reiseleiter und andere Unternehmer, die zu ihren Kunden fahren – sie bekommen Erleichterungen im Rahmen einer neuen „Barbewegungs-Verordnung 2015“.
  • Diese Unternehmer dürfen ihre mobilen Umsätze mittels händischer Rechnung (Paragon) erstaufzeichnen, einen Beleg erteilen und im Nachhinein die Paragondurchschrift in der elektronischen Registrierkasse am Betriebsort erfassen, vgl Erläuternde Bemerkungen zu § 131 b Abs 5 BAO.
  • Völlig „registrierkassenbefreit“ sind wiederum mobile Unternehmer mit einem Jahresumsatz von unter € 30.000,00 je Betrieb. Diese dürfen ihre Umsätze vereinfacht ermitteln, dh ohne Registrierkasse und ohne „Einzelaufzeichnung“.
  • Wird die Jahresumsatzgrenze von € 30.000,00 erstmals überschritten, hat der Unternehmer ab dem erstmaligen Überschreiten drei Monate Zeit, ein elektronisches Aufzeichnungssystem einzuführen. Für mobile Unternehmer gilt somit grundsätzlich die Registrierkassenpflicht – allerdings mit Erleichterungen betreffend die zeitliche Erfassung der Umsätze.
• Umsätze von entbehrliche Hilfsbetrieben (kleine Vereinsfeste) und von unentbehrlichen Hilfsbetrieben (zB Sportveranstaltungen, Ausstellungen) von gemeinnützigen Vereinen
  • Diese Umsätze sind völlig befreit von der Registrierkassenpflicht! Ebenso sind die Feuerwehrfeste als Betriebe gewerblicher Art von Körperschaften öffentlichen Rechts auch von der Registrierkassenpflicht befreit. Befreite Hilfsbetrieb und Feuerwehrfeste sind somit registrierkassenfrei unabhängig von der Umsatzhöhe – hier gilt weder die Pflicht für eine Registrierkasse noch ein Einzelaufzeichnung!

  Registrierkassensysteme

  4 Klassen von Registrierkassensystemen!

  1. Elektronische Sicherungssysteme

  Das gesicherte Registrierkassensystem soll ab 1.1.2017 für alle Unternehmer mit Registrierkassenpflicht verpflichten werden. Gesichert bedeutet, dass eine technische Sicherheitseinrichtung gegen jegliche Manipulation schützen soll. die Aufzeichnungen jedes Barumsatzes soll durch eine sogenannte „kryptografische Signatur“ unveränderbar gemacht werden, vgl. § 131 b Abs 2 BAO idF des Gesetzesentwurfs.

  Kryptografische Signatur bedeutet im Allgemeinen, dass eine automatische Protokollierung mittels Datenerfassungsprotokoll für eine lückenlose Erfassung aller geschäftlichen Transaktionen erfolgt, welche vom (normalen Anwender) nicht verändert werden kann.

  Die Nachprüfbarkeit ist auf den einzelnen Belegen sicherzustellen. Mit der Übergangsfrist bis zum 1.1 2017 soll den betroffenen Unternehmen Zeit für die Umstellung gegeben werden.

  2. Normale Registrierkassen – OHNE Sicherheitssystem

  Die ohne technische Sicherheitseinrichtungen ausgestatteten Registrierkassen müssen bis spätestens 31.12.2016 aus den Geschäftsräumlichkeiten verschwinden, sonst drohen Strafsanktionen!

  Die Verletzung der Registrierkassenpflicht vernichtet die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit in § 163 BAO und begründet die Schätzungsbefugnis nach § 184 BAO. Darüber hinaus liegen (zumindest) Finanzordnungswidrigkeiten vor – oder aber der Tatbestand der vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Abgabenhinterziehung nach § 33 ff FinStrG idF des Gesetzesentwurfes ist erfüllt!

  3. Paragons für mobile Unternehmer mit Sicherheitssystem

  Mobile Unternehmer mit einem höheren Jahresumsatz von € 30.000,00 und einem höheren Barumsatz von € 7.500,00 haben die Möglichkeit, beim Kunden auswärts ihrer Betriebsstätte Paragondurchschriften oder händische Rechnungen zu verwenden. Diese manuell oder mittels Paragon erstellte Rechnung ist aufzubewahren. Zeitlich später kann die automationsunterstütze Erfassung mittels Sicherheitssystem erfolgen.

  4. Individuelle Kassenlösung – Feststellungsbescheid beantragen!

  Viele große Unternehmen verwenden eigene Registrierkassensysteme. Für diese Unternehmen besteht die Möglichkeit, ihr Kassensystem auf die Manipulationssicherheit im Sinne der BAO überprüfen zu lassen. Die Finanz stellt dann einen Feststellungsbescheid über deren Manipulationssicherheit aus. Antragsbefugt sind Unternehmen, die ein „geschlossenes System“ verwenden. Zuständig ist das für die Umsatzsteuer zuständige Finanzamt.

  Jeder Unternehmer kann sich daher eine Art Zertifikat über die Ordnungsmäßigkeit seines individuellen Kassensystems von der Finanz ausstellen lassen. Dem Antrag auf Zuerkennung des individuellen Kassensystems ist ein Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen zur Feststellung der Manipulationssicherheit beizulegen. Außerdem gibt es Meldepflichten bei Änderungen der Kassensysteme.

  Anschaffungskosten – Umrüstkosten

  Die Anschaffungskosten sowie die damit verbundenen Umrüstkosten sind sofort steuerlich abzugsfähig und
  eine steuerfreie Prämie kann beantragt werden. Diese beträgt € 200,00 pro Erfassungseinheit, abweichend davon zumindnest € 200,00 pro elektronischem Kassensystem, maximal € 30,00 pro Einheit (zB bei mehreren Filialen bzw Betriebsstätten) und die Prämie ist keine steuerpflichtige Betriebseinnahme!